Ny struktur har styrket IBIS

15. dec 2011
Af
Tilde Baden Rasmussen

IBIS har indtil i år - 2011 haft regionale kontorer, der har fungeret som bindeled mellem hovedkontoret i København og IBIS’ kontorer i de forskellige regioner i Afrika og Latinamerika. Siden maj 2011 har vi dog klaret os uden de regionale kontorer. Som en del af en større strukturændring blev det nemlig besluttet at nedlægge disse nøgle-kontorer, blandt andet for at forbedre kommunikationen til IBIS’ kontorer rundt om i verden og for at få en opbygning af organisationen, der er tidssvarende i forhold til de lande, vi arbejder i. Men hvordan er det egentlig gået i det nye IBIS uden de centrale regionalkontorer?

Foto: Tilde Baden Rasmussen

Alle IBIS’ øverste ledere var samlet i Bolivia i slutningen af november 2011. Her var et af de vigtige emner status på IBIS’ nye organisationsstruktur, som kort fortalt går ud på, at IBIS nu er i ”to lag”, da de regionale kontorer er blevet nedlagt.

Det betyder eksempelvis, at al kontakt går direkte fra hovedkontoret i København til kontorerne i de otte afrikanske og latinamerikanske lande, som IBIS arbejder i – og omvendt.

Denne omstrukturering af organisationen har været en omdiskuteret proces, og mange har frygtet, hvordan det hele ville gå.

”Der har været en del udfordringer i forbindelse med IBIS’ nye struktur, og derfor brugte vi også en del krudt på at diskutere status på vores møde i Bolivia. Det var meget givende, at alle ledere var samlet, så vi kunne tale om det ”face to face”.

For det har selvfølgelig været noget af en mundfuld at lave så radikal en ændring i organisationens opbygning, og der har ikke altid været enighed undervejs, hvor landene har haft meget forskellige behov for information og kapacitetsopbygning,” siger IBIS’ generalsekretær Vagn Bertelsen.

Et lille kontor kan vokse

Vagn Bertelsen forklarer, at det især er de tre forhenværende regionalkontorer, som har måtte give en stor del af deres ansvarsområde fra sig, og som har oplevet usikkerhed omkring processen. Men denne usikkerhed er nu skiftet ud med et positivt og håbefuldt syn på fremtiden.

”Forandringer er altid svære. For eksempel skulle vi reducere medarbejderstaben i Guatemala, da vi ikke længere var et regionalkontor. Og selvom de ansatte havde stor forståelse for situationen, så er det jo altid svært, når det kommer til dig selv,” forklarer Anna Maria Mendez, der er landedirektør i Guatemala. Hun tilføjer, at de medarbejdere, der er blevet afskediget, allerede har fået nye jobs.

Og nu, hvor de største udfordringer er overstået, så mener Anna Maria Mendez, at IBIS med den nye struktur har fået den opstramning, som organisationen trængte til. Hun ser også mange fordele ved, at kontoret i Guatemala ikke længere har ansvaret for hele regionen:

”Selvom selve IBIS-kontoret i Guatemala er blevet mindre, så tror jeg, at vi alligevel kan blive vokse og blive mere synlige her i landet, nu hvor vi fuldt ud fokuserer på det nationale niveau. For nu er vi mere dedikerede til arbejdet her og kan være mere tilstede ’ude i marken’,” siger Anna Maria Mendez, der blandt andet glæder sig til at arbejde mere med unge, som er et af IBIS’ nye fokusområder.

Mere ansvar har positive konsekvenser

De lande, der nu skal stå på egne ben uden det regionale bindeled, ser også positivt på forandringerne i IBIS’ struktur. Faktisk er de glade for at få mere ansvar og mener, at det styrker deres arbejde.

”Det skaber et nærhedsprincip, at der ikke længere er et regionalkontor mellem os og hovedkontoret, men det giver også et langt større ansvar, for nu er du pludselig ansvarlig for alle dine handlinger selv. Jeg ser dog dette nye ansvar som en god og positivt udfordrende forandring.

Det giver motivation til at gøre arbejdet rigtigt godt,” siger landedirektør i Sierra Leone, Tajani Ahmed Hamza. Han forklarer også, at hans medarbejderne selvfølgelig er blevet opkvalificeret og har fået ekstra uddannelse, så de kan varetage deres nye ansvar.

At ”IBIS i to lag” er en mere samlet og fokuseret organisation, end da den bestod af tre lag, var også, hvad generalsekretær Vagn Bertelsen fornemmede til det nyligt afholdte ledergruppemøde. Han mener, at det her tydeligt kom til udtryk, hvordan kommunikationen i organisationen er blevet styrket.

Ifølge ham har dette blandt andet betydet, at kontorerne i de forskellige lande har fået en bedre forståelse af IBIS’ politik og strategi, hvilket giver dem endnu større mulighed for at påvirke udviklingen af organisationen mere direkte.